Le recours à un procédé de signature électronique qualifiée est évidemment très contraignant et coûteux dans le temps non seulement pour obtenir la qualification mais aussi pour la maintenir. Les difficultés ne s'arrêtent pas à cela. Les obligations liées à l'archivage des documents signés sont aussi importantes
(§ I)
et c'est sans compter les obstacles liés à la combinaison des signatures utilisées par d'autres professionnels
(§ II)
.
L'archivage des signatures électroniques à l'épreuve de la pratique
L'archivage des signatures électroniques à l'épreuve de la pratique
Les normes d'archivage des documents signés au moyen d'une signature qualifiée
Les professionnels utilisant une signature qualifiée sont soumis à des obligations de conservation. L'archivage à long terme d'une signature électronique qualifiée doit apporter des garanties d'intégrité, de traçabilité, d'imputabilité, de disponibilité et de pérennité du document signé.
Plus précisément, la pérennité ne suppose pas simplement de s'assurer de la persistance du fichier informatique mais de garantir aussi sa lisibilité comme l'exige expressément l'article 28 du décret du 10 août 2005
V. supra, no
, réf. préc.
: « L'acte établi sur support électronique doit être conservé dans des conditions de nature à en préserver l'intégrité et la lisibilité. (…) ».
Pour apporter la meilleure garantie possible de lisibilité et d'affichage fidèle des actes authentiques dressés sur support électronique au cours du temps, le notariat a naturellement fait le choix de la standardisation et s'est tourné vers l'usage du PDF/A, version normalisée au niveau international
PDF/A-1 établi le 1er oct. 2005 en tant que standard ISO 19005 (International Standard Organization) dans une perspective de conservation à long terme des documents électroniques. V. infra, no
.
.
Le format PDF/A avance un certain nombre de conditions et restrictions relatives à la reproduction fiable de l'aspect visuel d'un document. Il est autonome, autodescriptif et indépendant du système utilisé pour l'exploiter.
Pour ce qui concerne l'acte authentique électronique, le Minutier central électronique du notariat (Micen) est ainsi conçu pour n'accepter que des documents au format PDF/A-1, pour l'acte lui-même comme pour ses annexes. Cette contrainte est la meilleure garantie de lisibilité des actes dans le temps.
Mais si le notariat, précurseur de l'archivage électronique et de la dématérialisation, a créé un écosystème garantissant le respect du format PDF/A-1 (via les outils de la profession mais également par le respect des exigences de la profession par les éditeurs de logiciels de rédaction d'actes), l'usage croissant de la dématérialisation et de la signature électronique chez ses nombreux partenaires génère aujourd'hui un défi supplémentaire : comment combiner la sécurité des documents échangés et leur conservation à long terme ?
Les difficultés relatives à l'archivage des documents combinant des signatures électroniques
Deux nouveaux cas d'usages de combinaison de signatures se font jour. Ainsi l'article 25 de la loi no 2019-222 du 23 mars 2019
L. no 2019-222, 23 mars 2019, de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice : JO 24 mars 2019, no 0071.
modifiant l'article 1175 du Code civil prévoit la possibilité de dématérialiser les conventions de divorce contresignées par les avocats
(B)
. De même, la possibilité reconnue au comparant à distance de signer électroniquement une procuration à l'aide d'un procédé de signature qualifiée impose de nouvelles évolutions
(A)
. Dans ces deux hypothèses, des évolutions sont nécessaires.
L'archivage de la signature électronique d'une procuration d'un client comparaissant à distance au moyen d'une signature qualifiée
En l'état, et comme il est rapporté dans la « foire aux questions » mise en ligne sur le site du Conseil supérieur du notariat, la société DocuSign (seul prestataire en mesure de proposer à des particuliers d'effectuer une signature qualifiée à distance) propose à ses clients des polices de caractère non compatibles avec la norme PDF/A. Au regard des contraintes d'archivage du Micen rapportées ci-avant
V. supra, no
.
, il est donc nécessaire de faire signer des documents distincts pour conserver la validité des signatures électroniques des différentes parties.
Cette solution est bien évidemment juridiquement fondée, mais techniquement pas totalement satisfaisante.
Dans l'attente que la profession puisse proposer à ses clients un outil de signature qualifiée, pour apporter plus de confort dans la réception d'une procuration à distance, il est nécessaire que DocuSign entame des développements permettant au client de signer un document au format PDF/A.
L'archivage d'une convention de divorce contresignée électroniquement par un avocat
La convention signée par les avocats doit respecter le format PDF/A-1. C'est un prérequis avant d'apposer leur signature électronique sur le document. Au fur et à mesure du développement de la dématérialisation avec ses partenaires, le notariat s'engage dans un nouveau partenariat pour s'assurer du bon usage du format PDF/A dans les cycles de traitement des documents.
Cela implique également des adaptations au sein des systèmes d'information du notariat. Ainsi l'ADSN et les éditeurs de logiciels de rédaction d'actes devront régulièrement adapter leurs outils pour gérer spécifiquement les annexes dématérialisées reçues par les notaires en validant leurs signatures, en vérifiant leurs formats et en les transformant en PDF/A-1 si nécessaire.