Expliquer les étapes d'un dossier

– L'importance des fiches, notes et schémas explicatifs. – De la même façon, ou pour les mêmes raisons qu'un client doit savoir et comprendre ce que nous allons faire (ou pas) dans le cadre du dossier qui s'initie, ce dernier doit également être parfaitement informé sur les étapes qui seront suivies, et particulièrement sur ses obligations et actions jusqu'à la signature de l'acte final. Il pourra ainsi prendre conscience de ce qui est attendu de lui, des délais et des obligations de chacun. Cette information peut être délivrée oralement lors d'une première prise de contact, un peu plus tard, mais aussi par écrit, par souci de précision et pour conserver trace de l'information transmise. Pourront ainsi être adressés au client des notes et schémas explicatifs reprenant le déroulé du processus immobilier qui s'initie, avec les étapes et délais à respecter par chaque partie.

– Le développement du legal design . – Depuis quelques années, s'est développée l'utilisation du legal design, du « dessin juridique », destiné à rendre les informations et documents juridiques plus compréhensibles pour les clients destinataires. Basé sur des techniques de graphisme, il permet de visualiser le droit au lieu de le lire, afin d'optimiser la diffusion de l'information et son assimilation. Utiliser le legal design pour expliquer les différentes étapes d'un dossier sous forme de schémas, frise chronologique ou autre, est un moyen de rendre l'information plus claire et plus accessible pour le client.

– Particularités de la délivrance d'information en présence de clients étrangers. – En présence d'un client étranger, il est nécessaire d'avoir certains réflexes importants, que ce soit en termes d'information délivrée, d'analyse de la situation ou de propositions de solutions. Nous envisageons ci-après certaines particularités civiles et fiscales de la matière immobilière en présence d'une clientèle étrangère, et nous avons proposé ci-dessus un questionnaire adapté à ce type de clientèle (V. supra, n^o ). Il sera également pertinent d'adapter les informations délivrées, en prenant en compte la problématique de la compréhension (ou non) par des clients étrangers du processus immobilier français. En effet, même s'il existe des similitudes en la matière entre pays européens ou hors Europe, les différences, même anodines, peuvent créer une incompréhension dans l'esprit d'un client, voire l'induire totalement en erreur sur certains points du fait de la confusion qu'il fera avec ce qui compose son univers juridique (sans qu'il soit spécialiste pour autant).

En Espagne par exemple, l'avant-contrat revêt une faible importance, et les deux parties peuvent y mettre fin de façon unilatérale (contre versement d'une indemnité). En Italie, lorsque l'avant-contrat est notarié, il doit être publié. En Allemagne, la prénotation et le livre foncier constituent les éléments d'un système différent de celui que nous connaissons en France : l'effectivité d'un acte translatif (ou d'une sûreté) dépend de son inscription au livre foncier. De même, et de façon générale, le droit de préemption urbain, le dossier de diagnostic technique immobilier ou le délai de rétractation sont des éléments qui ne sont pas nécessairement connus et accessibles pour des clients étrangers. En présence de clients étrangers, habitués à un environnement juridique différent, il sera donc particulièrement important d'expliquer en amont d'un dossier les étapes à suivre et les obligations de chacun, pour éviter confusion, incompréhension et litiges futurs. Là aussi, une information concise et claire sera déterminante.