Ingénierie notariale et délivrance de l'information en amont

– Plan. – Une information et des explications délivrées en amont (d'une étape immobilière) seront toujours plus efficaces et pertinentes qu'une compréhension tardive par le client de l'opération à intervenir. Expliquer en amont, le déroulement d'un dossier, ses contraintes et ses conséquences est essentiel pour anticiper les blocages et litiges. Les lettres de mission sont une première étape importante à cet égard (Sous-section I), de même que les explications relatives aux étapes d'un dossier, notamment au moyen de notes et schémas explicatifs adressés au client (Sous-section II). Ce dernier devra aussi, bien sûr, avoir conscience des conséquences fiscales et financières de l'acte à venir (Sous-section III).

Expliquer ce que l'on va faire, ne pas faire, et à quel prix : les lettres de mission

– La pratique des lettres de mission. – Expliquer les contours de notre mission, son coût, et l'étendue de ce que notre intervention va comprendre (ou non) est essentiel à l'existence du climat de confiance et d'encadrement que doit ressentir un client en début de dossier. Cela permettra à ce dernier de prendre conscience du travail qui est effectué par son notaire, dans son intérêt, mais aussi de ce qui est attendu de lui afin que l'opération se déroule efficacement.

Modèle de lettre de mission

Expliquer les étapes d'un dossier

– L'importance des fiches, notes et schémas explicatifs. – De la même façon, ou pour les mêmes raisons qu'un client doit savoir et comprendre ce que nous allons faire (ou pas) dans le cadre du dossier qui s'initie, ce dernier doit également être parfaitement informé sur les étapes qui seront suivies, et particulièrement sur ses obligations et actions jusqu'à la signature de l'acte final. Il pourra ainsi prendre conscience de ce qui est attendu de lui, des délais et des obligations de chacun. Cette information peut être délivrée oralement lors d'une première prise de contact, un peu plus tard, mais aussi par écrit, par souci de précision et pour conserver trace de l'information transmise. Pourront ainsi être adressés au client des notes et schémas explicatifs reprenant le déroulé du processus immobilier qui s'initie, avec les étapes et délais à respecter par chaque partie.

Modèle de schéma explicatif du déroulé d’une opération immobilière

– Le développement du legal design . – Depuis quelques années, s'est développée l'utilisation du legal design, du « dessin juridique », destiné à rendre les informations et documents juridiques plus compréhensibles pour les clients destinataires. Basé sur des techniques de graphisme, il permet de visualiser le droit au lieu de le lire, afin d'optimiser la diffusion de l'information et son assimilation. Utiliser le legal design pour expliquer les différentes étapes d'un dossier sous forme de schémas, frise chronologique ou autre, est un moyen de rendre l'information plus claire et plus accessible pour le client.

Les infographies développées par la Chambre des notaires de Paris avec Billy Agency

Afin de permettre une meilleure compréhension des processus notariaux par les clients, la Chambre des notaires de Paris a développé avec l'agence Billy Agency des infographies pédagogiques. Leur objectif est de rendre l'activité notariale plus claire et accessible en luttant contre l'opacité de la matière juridique.

Quelques exemples :

J'achète un bien immobilier, que dois-je faire ?
Je vends un bien immobilier, comment ça marche ?
Vendeur : les principaux documents à fournir.
Acheteur : les principaux documents à fournir.
La promesse de vente notariée.

Ces infographies sont disponibles sur le site de la Chambre des notaires de Paris : https://paris.notaires.fr/fr/infographies/comprendre-le-notariat-toutes-les-etapes-de-la-vie">Lien.

– Particularités de la délivrance d'information en présence de clients étrangers. – En présence d'un client étranger, il est nécessaire d'avoir certains réflexes importants, que ce soit en termes d'information délivrée, d'analyse de la situation ou de propositions de solutions. Nous envisageons ci-après certaines particularités civiles et fiscales de la matière immobilière en présence d'une clientèle étrangère, et nous avons proposé ci-dessus un questionnaire adapté à ce type de clientèle (V. supra, n^o ). Il sera également pertinent d'adapter les informations délivrées, en prenant en compte la problématique de la compréhension (ou non) par des clients étrangers du processus immobilier français. En effet, même s'il existe des similitudes en la matière entre pays européens ou hors Europe, les différences, même anodines, peuvent créer une incompréhension dans l'esprit d'un client, voire l'induire totalement en erreur sur certains points du fait de la confusion qu'il fera avec ce qui compose son univers juridique (sans qu'il soit spécialiste pour autant).

En Espagne par exemple, l'avant-contrat revêt une faible importance, et les deux parties peuvent y mettre fin de façon unilatérale (contre versement d'une indemnité). En Italie, lorsque l'avant-contrat est notarié, il doit être publié. En Allemagne, la prénotation et le livre foncier constituent les éléments d'un système différent de celui que nous connaissons en France : l'effectivité d'un acte translatif (ou d'une sûreté) dépend de son inscription au livre foncier. De même, et de façon générale, le droit de préemption urbain, le dossier de diagnostic technique immobilier ou le délai de rétractation sont des éléments qui ne sont pas nécessairement connus et accessibles pour des clients étrangers. En présence de clients étrangers, habitués à un environnement juridique différent, il sera donc particulièrement important d'expliquer en amont d'un dossier les étapes à suivre et les obligations de chacun, pour éviter confusion, incompréhension et litiges futurs. Là aussi, une information concise et claire sera déterminante.

Expliquer les implications fiscales et financières d'un acte

Nous le soulignons ci-après dans le chapitre consacré à l'ingénierie notariale appliquée à la fiscalité immobilière (V. infra, n^os et s.), informer les parties en amont des conséquences fiscales et financières de l'acte à signer est essentiel à une anticipation des difficultés et incompréhensions. Cette analyse, simple ou poussée en fonction de l'acte concerné, avec la mise en place d'une ingénierie notariale plus ou moins développée, permettra de délivrer une information complète et détaillée, nécessaire à l'efficacité de l'engagement conclu.

Un client doit avoir connaissance, dès qu'un dossier s'initie, du coût de l'opération envisagée (frais d'acte, honoraires notariés, droits de mutation, impôt sur la plus-value, etc.) mais également de la fiscalité qui lui sera applicable par la suite, du fait du ou des choix opérés (en fonction du type de véhicule choisi pour une opération, du régime fiscal applicable, etc.). Bon juriste, le notaire doit en particulier être un bon fiscaliste : sa responsabilité est souvent recherchée pour ne pas avoir suffisamment informé ses clients sur les incidences fiscales des opérations réalisées. Dans les développements ci-après, toujours centrés sur le thème de l'ingénierie notariale, nous nous efforçons de mettre en exergue, d'une part, les actes ou domaines classiques de risque de mise en cause de la responsabilité notariale et, d'autre part, les points de vigilance à connaître et sur lesquels un conseil adapté et anticipé sera particulièrement important pour le bon déroulé de l'opération.