La conservation conforme : les questions soulevées par la numérisation
La conservation conforme : les questions soulevées par la numérisation
La conservation du contrat dans le monde numériqueLa numérisation est l'action de numériser consistant à convertir une information analogique sous forme numérique
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. Il s'agit plus précisément de transformer des informations d'un support (texte, image, audio, vidéo) en données numériques que des dispositifs informatiques pourront traiter. L'analyse de la fiabilité de ce procédé nécessite d'aborder ses effets juridiques
(Section I)
et ses limites pratiques
(Section II)
.
Les effets juridiques de la numérisation
Norme NF Z42-026
Le 19 mai 2017, l'Afnor publie la norme NF Z42-026 venant préciser le mode d'emploi pour faire bénéficier les documents numérisés de la même valeur légale que les originaux papier. La norme délivre les spécifications pour réaliser une numérisation fiable de documents papier et contrôler ces prestations. Couplé à un système d'archivage électronique (SAE), ce dispositif permet à une organisation, une entreprise, une administration de respecter ce qu'imposent les textes légaux et réglementaires pour disposer de copies numériques ayant la même valeur que les documents originaux. Tout au long de ses vingt-cinq pages, la norme prévoit, entre autres, la qualification et le paramétrage de la chaîne de numérisation, la documentation du dispositif de qualification, la collecte des documents à numériser, le contrôle à réception, la numérisation, l'opération de production de métadonnées, le contrôle et la composition des livrables numériques… La liste des documents est importante : documents comptables, financiers, administratifs, commerciaux, chèques, plans, cartes, photographies…Pour les particuliers, sa mise en place peut paraître bien complexe compte tenu des enjeux.
Les limites pratiques de la numérisation
? La conservation de l'original. ? Comme on vient de le voir, pour les acteurs du monde numérique, la numérisation ne pose pas fondamentalement de difficultés spécifiques. Ceci étant, lorsqu'ils y ont recours, se pose la question de la conservation des originaux. La formulation du dernier alinéa de l'article 1379 du Code civil suggère que l'original peut être détruit, quelles que soient les modalités de la copie numérisée et qu'elle soit réalisée dans le respect des exigences du décret de 2016 ou en dehors.