Si l'obligation pour les notaires de conserver les minutes qu'ils dressent est inscrite dans l'ordonnance du 2 novembre 1945 (V. infra, n°) définissant le statut des notaires, c'est parce que la conservation participe à la préservation des preuves, et au renforcement de la sécurité juridique.
La conservation est même considérée comme « un atout majeur de l'acte authentique par rapport aux actes sous seing privé qui sont à la merci d'une disparition ou d'une destruction matérielle »
1517854384050. Elle relève d'une mission impérative du notaire, qui reste tenu de les conserver et de ne s'en dessaisir qu'exceptionnellement et dans les cas exclusivement prévus par la loi et en vertu d'un jugement
1517854744458.
Cette obligation est à ce point essentielle qu'une circulaire du ministère de la Justice du 10 février 1888 précise que les notaires « sont les dépositaires légaux des titres des citoyens. Ils doivent veiller sur ce dépôt avec le plus grand soin, conserver leurs minutes chez eux, dans la maison même où ils ont leur étude, et ne négliger aucune précaution pour les mettre à l'abri des risques d'incendie, d'inondation, d'humidité et de destruction de toute sorte »
1517856997300. Elle est en outre si ancienne que l'absolue nécessité de procéder à la conservation et à la préservation des minutes a été à l'origine de la création des panonceaux des notaires de France.
L'identification des offices notariaux remonte en effet au Moyen Âge, et résulte d'une pratique à l'origine des notaires du Châtelet qui avaient décidé, pour le cas où un incendie dans le quartier venait à se propager, de signaler les maisons où se trouvait un office notarial, afin qu'en toute priorité les moyens pour éteindre l'incendie y soient déployés
1517857616882.
Il existe toutefois quelques exceptions à cette obligation de conservation, comme par exemple les actes délivrés en brevet (peu nombreux).
Cet acte instrumentaire, dressé, vérifié et conservé, doit l'être par une autorité publique.