Les autorités françaises compétentes en matière de légalisation sont de deux ordres, selon que l'acte doit être légalisé par l'administration française en France ou le consul de France à l'étranger.
Actes établis par les autorités françaises compétentes. Mentions consacrées
Actes établis par les autorités françaises compétentes. Mentions consacrées
Les autorités compétentes délivrant la légalisation
Le service administratif compétent en France
En France, la formalité est sollicitée auprès du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, plus précisément auprès du Bureau des légalisations qui fait partie de la sous-direction de l'administration des Français – Direction des «Français à l'étranger» et de l'administration consulaire.
Le Bureau des légalisations demeure le seul service du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères à recevoir physiquement du public en France métropolitaine.
Selon un rapport récent de l'Inspection générale de la justice, cette petite structure, composée de cinq agents habilités à délivrer les légalisations et un régisseur, a délivré 115 000 actes publics français en 2017.
En moyenne le service reçoit cent onze visiteurs par jour, répond à de nombreux courriers et courriels, mais aucune étape dans la procédure de délivrance n'est dématérialisée.
Focus sur le BL/FAE/SFE/ADF
Les coordonnées du Bureau des légalisations sont les suivantes :
Bureau des légalisations, sous-direction de l'administration des Français – FAE/SFE/ADF/LEG – 57 Boulevard des Invalides, 75700 Paris 07 SP.
Métro : Duroc, ouverture de 14 heures à 16 heures.
Tél. : 01.53.69.38.28 / 01.53.69.38.29. – Fax : 01.53.69.38.31.
E-mail : bureau.legalisation@diplomatie.gouv.fr
Ce bureau est entièrement chargé, depuis le 25 septembre 2017, de délivrer les expéditions et copies d'actes notariés déposés auprès des postes diplomatiques et consulaires lorsque le requérant a changé de résidence.
Il conserve également toutes les archives notariales de tous les postes diplomatiques français, qui ont vu leurs attributions notariales supprimées de leurs activités consulaires depuis le 1er janvier 2019
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L'activité du Bureau des légalisations est étroitement liée à deux facteurs :
- le premier concerne le nombre de personnes ayant besoin de faire produire des documents publics dans des États non adhérents à la Convention «Apostille» ;
- le second concerne corrélativement le nombre d'États adhérents à la Convention «Apostille».
Le nombre d'États adhérant à la Convention «Apostille» ne cesse de croître (cent dix-sept États sont répertoriés sur le site de la Conférence internationale de La Haye comme ayant signé et ratifié la convention)
1541231813144, et l'adhésion à venir à ladite convention d'États comme la Chine, le Canada ou l'Arabie saoudite devrait encore faire diminuer le volume des demandes de légalisation.
L'autorité française compétente à l'étranger
Ainsi qu'il a été indiquésupra, n°, l'autorité compétente pour légaliser un document est en principe le consul de France de la circonscription dans laquelle le document a été établi par l'autorité locale étrangère, dans le respect des formalités visées ci-dessus (V. supra, n°).
Cette procédure peut créer des situations délicates, comme celles que d'aucuns ont qualifiées de kafkaïennes (V. infra, n°).
Afin d'éviter les excès, et sous réserve que l'État d'accueil l'accepte, la légalisation peut revêtir une forme simplifiée consistant :
- soit en l'apposition d'un avis de conformité par un agent du bureau des légalisations (V. supra, n°), dont la signature sera ensuite surlégalisée par le consul de France ;
- soit faire directement apposer le visa de conformité par l'agent consulaire français dans le pays où l'acte doit être produit. Cette dernière hypothèse est envisageable si la convention consulaire conclue entre la France et le pays d'accueil prévoit expressément que les agents consulaires sont également habilités à effectuer la légalisation. Dans ce dernier cas, le document à légaliser est directement adressé à l'agent consulaire français.
Avec le temps, la procédure a fait l'objet d'évolutions visant à la simplifier, avec notamment l'instauration de mentions consacrées.
Les mentions de légalisation consacrées en France
Une circulaire relative à la procédure simplifiée de légalisation des actes et documents administratifs destinés à être produits à l'étranger prévoit les formules de visa selon que les documents concernent des actes publics ou des attestations officielles figurant sur des actes sous seing privé
1541098732347.
Pour les actes publics
La formule du visa de conformité devant être apposée pour les actes publics est la suivante : le ministère des Affaires étrangères constate «que le présent acte public a été établi dans les formes prévues par la loi française».
Pour les attestations officielles figurant sur des actes sous seing privé
Pour les attestations officielles, comme par exemple une certification de signature par un notaire sur une procuration sous seing privé, la formule du visa est la suivante : «que la présente attestation a été effectuée conformément à la loi française».
Précision étant ici faite qu'un acte sous seing privé ne peut être revêtu de l'attestation officielle qu'autant que le signataire de l'acte «justifie de son identité et de sa signature au moyen d'une pièce délivrée par une administration publique comportant son nom, son prénom, sa date et son lieu de naissance, sa photographie et sa signature ainsi que l'identité de l'autorité qui a délivré le document, la date et le lieu de délivrance»
1541233620292.
Les principes de la légalisation et ses modalités de délivrance étant posés, il convient d'envisager les conséquences résultant de l'absence d'accomplissement de cette formalité qui demeure obligatoire lorsqu'elle n'est ni dispensée, ni remplacée par l'apostille (V. infra, n°), ni supprimée par les instruments européens (V. infra, n°).
Légalisation : à retenir
Pour être admis au visa du ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, les actes et documents doivent remplir certaines conditions et porter certaines mentions, savoir :
- être signés, au moyen d'une signature manuscrite de l'autorité administrative signataire, à l'exclusion de sa griffe ;
- porter la mention du nom et de la qualité de l'autorité signataire ;
- être revêtus du sceau, du cachet, ou du timbre du service dont relève l'autorité signataire 1541233121084.