Les pistes de réflexion et les axes d'amélioration

S'il existe un grand nombre de points communs qui laissent à penser que le notaire est un family officer qui s'ignore, la pratique de cette activité nécessite que nous l'abordions différemment dans nos offices en vue de son déploiement.

– La collecte d'informations. – Le notaire, dans l'exercice de ses fonctions, est amené à collecter un nombre croissant d'informations ayant trait à l'identité de ses clients, à leur capacité juridique, à leur situation de famille, aux actifs qu'ils détiennent en patrimoine, à leur éventuelle situation d'endettement, à leur situation fiscale…

Or comme l'a déclaré John Grisham, « l'information, c'est le pouvoir ». Le pouvoir en l'occurrence de procéder à un audit de qualité, de délivrer le conseil pertinent, de viser juste et d'être au plus près des attentes de nos clients.

Cette phase de collecte, de « constitution du dossier » est primordiale, certes, mais qu'advient-il de tous ces renseignements une fois la prestation rendue ?

– Le devenir de l'information. – Notre propos ne vise aucunement à rappeler les dispositions issues du règlement général sur la protection des données qui s'imposent à tout professionnel, mais plutôt à s'interroger sur le devenir de ces données au regard de notre pratique professionnelle et du rapport que nous entretenons avec nos clients.

– L'enjeu de la conservation des données. – Ce sujet nous est familier : l'essence même de notre mission, au travers des actes authentiques que nous recevons, est d'en assurer la conservation. Le support s'est modifié dans le temps, passant du papier au numérique. Notre mission n'en a pas été modifiée pour autant.

Le panonceau apposé sur la façade de nos études en témoigne. Ce symbole de la profession est apparu pendant la guerre de Cent Ans, sous la forme d'une étoffe brodée aux armes royales afin de signaler qu'en ce lieu officiait un notaire, gardien d'actes devant être conservés et à ce titre préservés de tout incendie et de toute destruction.

Les enjeux ne sont plus tout à fait les mêmes, ou, à tout le moins, se sont diversifiés : aux risques d'incendie et de destruction se sont ajoutés aujourd'hui les risques de détérioration des données numériques, de sauvegarde défectueuse, d'incompatibilité des supports numériques en raison de leur évolution dans le temps, d'intrusion dans nos systèmes informatiques, de piratage, pour n'en citer que quelques-uns.

Il n'en demeure pas moins que, forte d'une expérience multiséculaire, la profession relève quotidiennement ce défi.

– L'inertie de l'information. – La difficulté réside ailleurs : nous conservons les données mais elles sont, en quelque sorte, appréhendées comme étant à « usage unique », pour les besoins d'un dossier spécifique. C'est le suivi, l'évolution dans le temps de l'information qu'il nous faut appréhender pour répondre encore davantage aux attentes de nos clients.

– Pistes de réflexion et axes d'amélioration. – À ce jour, notre activité, sous l'angle exclusivement du conseil, n'est pas très éloignée de celle du family officer.

Nous pourrions, pour autant, nous donner les objectifs de progrès suivants :

– De nouveaux réflexes à acquérir. – De nouvelles procédures pourraient aisément être mises en place dans nos offices dans l'idée d'accompagner plus durablement nos clients.

Nous pourrions, par exemple, proposer d'établir un bilan patrimonial annuel personnalisé. Cela permettrait d'instaurer un temps d'échange et ce serait pour nous, professionnels, l'occasion d'actualiser les données que nous détenons, de suggérer des actions patrimoniales et de placer la relation résolument sur le terrain de l'anticipation.

S'agissant du conseil patrimonial, cette activité relève pleinement de nos attributions. Le notaire veillera à soumettre à son client, préalablement à toute prestation, une lettre de mission ainsi qu'une convention d'honoraires.

– Un rôle de chef d'orchestre. – Certes quelques cordes manquent à notre arc : conseils en produits financiers d'investissement, conseils en œuvres d'art et autres supports d'investissement atypiques, droit social…

Mais le family officer se présente, lui-même, sous les traits d'un chef d'orchestre, costume qui nous siérait tout autant.

Il nous appartiendrait de nous entourer, en tant que de besoin, de professionnels spécialisés et de restituer à nos clients une synthèse de leurs travaux, assortie d'une analyse et de conseils.

– Des compétences et des outils à mobiliser davantage. – Le notariat dispose tout à la fois des compétences requises et des outils lui permettant de conserver les informations, de les analyser, de les confronter à d'éventuelles évolutions juridiques et fiscales, et d'en faire le support d'un audit dynamique en anticipant une date d'échéance, de renouvellement, de préavis par exemple. Nous pourrions alerter nos clients sur la nécessité d'indexer un loyer, sur la reconstitution d'un abattement fiscal, sur la prescription d'une action… il serait possible de donner des exemples à foison.

L'attente de nos clients est palpable dans une société dont le fonctionnement se complexifie et devient anxiogène pour certains d'entre eux. Nous nous devons d'être au rendez-vous.