Un seuil de déclenchement est prévu à l'article 29-1-A de la loi du 10 juillet 1965 : « Lorsqu'à la clôture des comptes les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles, etc., le syndic en informe le conseil syndical et saisit sur requête le juge d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc. Pour les copropriétés de plus de deux cents lots, le pourcentage des impayés déclenchant la saisine est fixé à 15 % ».
Précisions importantes :
- le nombre de lots est celui de la copropriété et non celui des lots principaux. Ainsi une copropriété de 210 lots peut comprendre : 70 logements, 70 caves et 70 emplacements de stationnement ;
- le pourcentage d'impayés est calculé en fonction du montant total des impayés des copropriétaires, à la clôture de l'exercice, divisé par le total des sommes exigibles, relatives à la fois aux charges courantes et à la fois aux appels de fonds travaux :
Aussi l'Association des responsables de copropriété
préconise de ne pas engager la procédure d'une manière automatique si le seuil de 15 % des impayés est dépassé, mais uniquement si d'autres signes de dysfonctionnement importants concomitants ont été relevés. À ce titre l'augmentation constante des charges, le paiement des fournisseurs avec retard ou la dégradation des parties communes sont des symptômes à ne pas négliger.
Les personnes habilitées à introduire une demande de désignation d'un mandataire ad hoc sont en premier lieu le syndic, qui doit en informer chacun des membres du conseil syndical
et, en l'absence d'action du syndic dans le délai d'un mois à compter de la clôture des comptes, le texte énonce :
- des copropriétaires représentant ensemble au moins 15 % des voix du syndicat ;
- un créancier si ses factures d'abonnement, de fourniture d'eau, d'énergie ou de travaux sont impayées depuis plus de six mois et après un commandement resté infructueux ;
- et depuis la loi Alur : le préfet, le procureur de la République, le maire et le président de l'établissement public de coopération intercommunale.
On s'interrogera sur les modalités d'information de ces dernières personnes. Il faut envisager qu'un copropriétaire (qui se trouve dans l'impossibilité de regrouper autour de lui un pourcentage de 15 % des voix) adresse un courrier au syndic, avec une copie au maire de sa commune ou au procureur de la République, pour attirer son attention sur le taux d'impayés dans la copropriété.
La procédure a lieu devant le président du tribunal de grande instance, donc par l'intermédiaire d'un avocat, qui statue « par ordonnance sur requête ou comme en matière de référé ». Le juge peut alors désigner un mandataire ad hoc dont il détermine la mission et la rémunération. Sur ce dernier point, un arrêté du 8 octobre 2015 prévoit une grille de salaire allant de 1 500 € (HT) pour les copropriétés de 2 à 15 lots à 6 000 € (HT) pour les copropriétés de 351 à 499 lots. L'article 29-1-A de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que, lorsqu'ils ne sont pas à l'origine de la procédure, le représentant de l'État dans le département, le maire de la commune où est implanté l'immeuble et le président de l'organe délibérant de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat sont informés de l'engagement de la procédure par le ou les demandeurs
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