2335 La procédure de légalisation a connu avec le temps plusieurs mesures de simplification.

Originairement, la légalisation était obligatoire pour la présentation de documents dans l’ordre interne.

L’article 28 de la loi 25 ventôse an XI imposait la légalisation des actes notariés par les présidents des tribunaux de première instance de la résidence du notaire, ou du lieu où était délivré l’acte ou l’expédition. Cette légalisation était obligatoire lorsque les actes notariés étaient utilisés hors du ressort du tribunal d’appel pour les notaires qui y avaient leur résidence, ou hors du département du lieu de résidence des autres notaires.

La légalisation des actes et documents présentés à l’administration française est supprimée dans l’ordre interne depuis 1953⁷⁶⁶.

L’obligation de légaliser les brevets ou expéditions des actes notariés présentés hors du ressort du tribunal d’appel (depuis devenu cour d’appel) de la résidence du notaire instrumentaire est supprimée depuis 1971⁷⁶⁷.

La procédure de délivrance est différente selon :

Même si les consuls étrangers accrédités en France sont habilités à légaliser sur le territoire français les actes établis dans leur pays, sans autre obligation de «surlégalisation»ainsi qu’il a pu être dit ci-dessus (V. supra, n° a2322), cette formalité demeure une compétence réservée par principe aux autorités françaises.

2336 Les autorités françaises compétentes en matière de légalisation sont de deux ordres, selon que l’acte doit être légalisé par l’administration française en France ou le consul de France à l’étranger.

2337 En France, la formalité est sollicitée auprès du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, plus précisément auprès du Bureau des légalisations qui fait partie de la sous-direction de l’administration des Français – Direction des «Français à l’étranger» et de l’administration consulaire.

Le Bureau des légalisations demeure le seul service du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères à recevoir physiquement du public en France métropolitaine.

Selon un rapport récent de l’Inspection générale de la justice, cette petite structure, composée de cinq agents habilités à délivrer les légalisations et un régisseur, a délivré 115 000 actes publics français en 2017.

En moyenne le service reçoit cent onze visiteurs par jour, répond à de nombreux courriers et courriels, mais aucune étape dans la procédure de délivrance n’est dématérialisée.

2338 L’activité du Bureau des légalisations est étroitement liée à deux facteurs :

Le nombre d’États adhérant à la Convention «Apostille» ne cesse de croître (cent dix-sept États sont répertoriés sur le site de la Conférence internationale de La Haye comme ayant signé et ratifié la convention)⁷⁷⁰, et l’adhésion à venir à ladite convention d’États comme la Chine, le Canada ou l’Arabie saoudite devrait encore faire diminuer le volume des demandes de légalisation.

2339 Ainsi qu’il a été indiqué supra, n° a2321, l’autorité compétente pour légaliser un document est en principe le consul de France de la circonscription dans laquelle le document a été établi par l’autorité locale étrangère, dans le respect des formalités visées ci-dessus (V. supra, n° a2322).

Cette procédure peut créer des situations délicates, comme celles que d’aucuns ont qualifiées de kafkaïennes (V. infra, n° a2349).

2340 Afin d’éviter les excès, et sous réserve que l’État d’accueil l’accepte, la légalisation peut revêtir une forme simplifiée consistant :

Avec le temps, la procédure a fait l’objet d’évolutions visant à la simplifier, avec notamment l’instauration de mentions consacrées.

2341 Une circulaire relative à la procédure simplifiée de légalisation des actes et documents administratifs destinés à être produits à l’étranger prévoit les formules de visa selon que les documents concernent des actes publics ou des attestations officielles figurant sur des actes sous seing privé⁷⁷¹.

2342 La formule du visa de conformité devant être apposée pour les actes publics est la suivante : le ministère des Affaires étrangères constate «que le présent acte public a été établi dans les formes prévues par la loi française».

2343 Pour les attestations officielles, comme par exemple une certification de signature par un notaire sur une procuration sous seing privé, la formule du visa est la suivante : «que la présente attestation a été effectuée conformément à la loi française».

Précision étant ici faite qu’un acte sous seing privé ne peut être revêtu de l’attestation officielle qu’autant que le signataire de l’acte «justifie de son identité et de sa signature au moyen d’une pièce délivrée par une administration publique comportant son nom, son prénom, sa date et son lieu de naissance, sa photographie et sa signature ainsi que l’identité de l’autorité qui a délivré le document, la date et le lieu de délivrance»⁷⁷².

2344

Les principes de la légalisation et ses modalités de délivrance étant posés, il convient d’envisager les conséquences résultant de l’absence d’accomplissement de cette formalité qui demeure obligatoire lorsqu’elle n’est ni dispensée, ni remplacée par l’apostille (V. infra, n° a2351 ), ni supprimée par les instruments européens (V. infra, n° a2356 ).

2345 Dans un premier temps, les conséquences résultant de l’absence ou de l’irrégularité de la procédure sont abordées, avant de souligner, dans un second temps, les défauts inhérents à ce système instauré en France.

2346 Si le caractère impératif de la légalisation a été solennellement rappelé par la Cour de cassation⁷⁷⁴, il convient de préciser que cette formalité ne porte pas sur le contenu de l’acte, mais seulement sur la sincérité de son origine.

En conséquence, l’absence de légalisation alors pourtant obligatoire ne nuit ni à la validité ni à l’authenticité de l’acte⁷⁷⁵.

Son absence permet à la partie contre laquelle l’exécution est poursuivie de faire suspendre l’exécution de l’acte non légalisé⁷⁷⁶. Le juge sursoit à statuer et accorde un délai pour permettre aux parties d’obtenir la légalisation. Il sursoit également sur l’exequatur d’un jugement jusqu’à la production du document revêtu de la formalité⁷⁷⁷.

L’absence de légalisation soumise à l’examen des juges ne semble concerner principalement que des actes d’état civil⁷⁷⁸ou des procédures d’adoption internationale⁷⁷⁹. Aucune espèce ne semble avoir été concernée par l’absence de légalisation sur une procuration sous seing privé, par exemple.

Dans la mesure où la légalisation n’est pas constitutive de l’authenticité de l’acte mais en est seulement la preuve, l’acte à défaut de légalisation n’est pas nul, mais simplement privé de tous ses effets devant être produits.

Dans ses conclusions rendues par l’avocat général M^me Odile Falletti⁷⁸⁰à l’occasion d’un avis sur demande du tribunal de grande instance de Lille (dans le cadre d’une nouvelle adoption internationale franco-haïtienne)⁷⁸¹quant aux «effets et la valeur probante devant les juridictions françaises d’un consentement par acte authentique non légalisé, donné à Haïti par des parents biologiques haïtiens», il est indiqué que faute «de légalisation, la preuve de l’authenticité de l’acte établi par le notaire haïtien n’est pas rapportée et cet acte ne peut recevoir d’effet en France».

L’avis précise, de plus, que bien que l’acte constatant le consentement a été établi dans les formes requises par la loi du pays d’origine et qu’il est corroboré par d’autres pièces, il ne peut être passé outre l’absence de légalisation. «Ce qui est en cause, ce n’est pas la preuve du recueillement du consentement éclairé constaté dans l’acte, mais l’authenticité de l’acte qui l’a recueilli», et rien ne peut suppléer l’absence de légalisation qui reste la seule formalité attestant de l’authenticité de l’origine de l’acte notarié.

Quelles seraient alors les conséquences pour une procuration sous seing privé signée à l’étranger, en vue d’acquérir par exemple un immeuble en France, non légalisée ? L’acte de vente peut-il être régularisé malgré le défaut de légalisation de la procuration ? Quel risque est encouru pour le vendeur si l’acquéreur ou son mandataire relevait cette absence postérieurement à la signature ?

Le principe est clair : si la légalisation n’a pas été dispensée ou remplacée par l’apostille, elle demeure obligatoire pour tout acte officiel (acte public ou sous seing privé revêtu d’attestation officielle, V. supra, n° a2343) établi à l’étranger. À défaut, l’acte ne produit aucun effet en France.

Il convient toutefois de nuancer le propos : l’acte qui est nul en France, à défaut de légalisation ou d’apostille, n’est pas l’acte certifié mais l’acte de certification, objet de la légalisation ou de l’apostille. Autrement dit, la procuration sous seing privé dont la signature est certifiée par une autorité étrangère sans que les formalités de légalisation soient effectuées demeure une procuration sous seing privé, valable en tant que telle. Il appartient au notaire qui utilisera le document d’apprécier en connaissance de cause et en fonction des circonstances la portée du non-respect de la formalité : la procuration, dans l’exemple retenu ici, peut encore être utilisée. Peut-être même le notaire peut-il estimer la certification apposée par l’autorité étrangère comme un élément de nature à le conforter dans l’idée que la personne censée avoir signé est bien la bonne, et s’en satisfaire. C’est en pratique souvent le cas. Pour autant, le notaire qui prend la précaution de solliciter de ses clients une certification, sans pousser la logique jusqu’à requérir la légalisation ou l’apostille, doit avoir conscience du moindre degré de garantie que cette décision lui procure.

2347 L’irrégularité de la légalisation entraîne les mêmes effets que l’absence de légalisation.

Lorsque l’irrégularité est d’origine française (elle est par exemple commise par une autorité française non habilitée), elle échappe au contrôle de l’autorité judiciaire⁷⁸²et n’engage pas la responsabilité de l’État en cas d’irrégularité⁷⁸³.

Lorsque l’irrégularité est d’origine étrangère (la légalisation a été effectuée par une autorité non habilitée à l’accomplir), l’irrégularité équivaut à l’absence de légalisation.

Cette règle est d’application stricte, comme en témoigne un arrêt rendu le 13 avril 2016 par la Haute Cour⁷⁸⁴. Dans cette affaire, un jugement supplétif d’un acte de naissance prononcé par un tribunal des Comores avait été légalisé par le ministère des Affaires étrangères de l’Union des Comores, alors qu’il aurait dû l’être soit par le consul de France aux Comores, soit par le consul des Comores en France.

Dans ces conditions, la Cour de cassation a considéré que l’acte ne pouvait être assimilé à un acte légalisé, il ne devait produire aucun effet en France.

2348 Bien que cette formalité ait connu une évolution importante tendant à en faciliter son accomplissement, elle fait pourtant l’objet de certaines critiques importantes.

2349 Dans le rapport ci-dessus évoqué (V. supra, n° a2337), l’Inspection générale de la justice et l’Inspection générale des affaires étrangères considèrent la procédure particulièrement centralisée et lourde.

Ces caractéristiques ont déjà été décriées en doctrine. L’exemple suivant, illustrant parfaitement la lourdeur de cette procédure, est intégralement tiré du cours de G.-A.-L. Droz⁷⁸⁸ : un notaire établit un acte à destination de l’étranger dans une province éloignée de la capitale. Sa signature n’est pas connue du consul étranger résidant dans cette capitale. Ce consul ne connaît et ne veut connaître que les signatures émanant du ministère des Affaires étrangères auprès duquel il est accrédité. Mais ce ministère ne connaît pas non plus la signature du notaire, il connaît et ne veut connaître que les signatures de ses collègues du ministère de la Justice, mais ceux-ci ne tiennent pas les registres de signatures de tous les notaires nationaux, c’est le rôle des chambres de notaires ou de l’autorité de tutelle locale, du tribunal ou de la cour d’appel. Finalement, la signature du notaire sera légalisée par une autorité locale. Ensuite la signature de cette autorité locale sera légalisée au ministère de la Justice, la signature du ministère de la Justice sera légalisée au ministère des Affaires étrangères, et le consul étranger pourra enfin agir ! Ayant récupéré l’acte notarié au bout de quelques semaines, le porteur devra le produire dans le pays du consul devant un notaire de province afin de participer à une succession. Mais le notaire de province ne connaît pas la signature de son propre consul, ni d’ailleurs le ministère de la Justice. Bref, l’acte du consul est alors légalisé au ministère des Affaires étrangères qui le nomme puis interviendra le ministère de la Justice, etc., et la chaîne continuera.

Même si la «surlégalisation» a été en partie supprimée (V. supra, n° a2322), la légalisation demeure une formalité centralisée, sans aucune dématérialisation. Elle est en passe de devenir rapidement un contre-exemple dans une République numérique (V. supra, n° a2079) dont une des principales priorités est de préparer et d’accélérer la transition numérique dans toutes les administrations.

2350 Le temps et le développement des relations internationales aidant, la procédure de légalisation se trouve progressivement limitée.

En effet, de nombreux États ont entendu éviter ces lourdeurs décriées et bien réelles, par la signature de nombreuses conventions et traités internationaux prévoyant expressément une simplification, lorsque ce n’est pas une suppression de cette formalité.

La France a ratifié et signé de nombreuses conventions internationales, qu’elles soient bilatérales ou multilatérales, qu’il convient d’appréhender, le principe de légalisation connaissant plusieurs exceptions, à commencer par celle de l’apostille.